De juridische aspecten van de e-factuur
Wat bedrijven moeten weten?
E-facturatie wordt vanaf 1 januari 2026 verplicht tussen alle bedrijven die onderworpen zijn aan BTW. Hier zijn de belangrijkste juridische aspecten van de e-factuur.
1. Wat is een e-factuur?
Dit zijn facturen die volledig digitaal worden opgesteld, verzonden en ontvangen, bijvoorbeeld als XML via Peppol. Een PDF die via e-mail verstuurd wordt, geldt niet als e-factuur omdat de ontvanger deze niet automatisch kan verwerken. Een e-factuur wordt in een vast XML-formaat opgesteld, met vaste velden zoals factuurdatum, btw-nummer, en een uniek volgnummer.
Feit 1
E-mail, pdf, post, …. blijft ook na 1 januari 2026 mogelijk voor een factuur gericht aan een particulier.
Feit 2
Alle bedrijven onderworpen aan btw zullen e-facturen moeten opmaken vanaf 1 januari 2026!
2. Is e-facturatie veilig? Drie principes naleven.
Al sinds de omzetting van de Europese BTW-richtlijn in 2013 worden elektronische facturen en papieren facturen als gelijkwaardig aanzien in België.
Om juridisch aanvaardbaar te zijn, moeten bedrijven ervoor zorgen dat de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud, en de leesbaarheid van de facturen – ongeacht hun vorm (papier, pdf, elektronisch, …) gegarandeerd zijn.
- Authenticiteit betekent dat het duidelijk moet zijn wie de verzender van de factuur is.
- Integriteit van de inhoud wil zeggen dat de factuur niet gewijzigd kan worden van zodra deze werd opgemaakt.
- De leesbaarheid moet zonder problemen mogelijk zijn; zowel op papier als op scherm.
3. Wat te doen bij geschillen of fouten op de e-factuur?
Het betwisten van een e-factuur moet – net zoals bij andere vormen van facturen – zorgvuldig gebeuren. Juridisch gezien geldt dat een factuur die voorbehoudloos betaald is, als aanvaard kan beschouwd worden. Bij een geschil is het daarom belangrijk om schriftelijk te communiceren (bij voorkeur via een aangetekende brief), met een duidelijke motivatie voor de betwisting. Er zijn geen specifieke wettelijke vormvoorschriften van een protest maar een bewijs hebben van je betwisting is hier key.
Ook snel reageren is essentieel; het uitblijven van een reactie kan worden gezien als impliciete aanvaarding van de factuur. De betwisting moet gebeuren binnen een redelijke termijn, je doet dit het best zo snel mogelijk.
Tip!
Als niet de volledige factuur in aanmerking komt voor protest – kan je ervoor opteren om het niet betwist gedeelte van de factuur te betalen als bewijs van credibiliteit en solvabiliteit.
4. Voordeel van e-facturatie via Peppol – fraudebestrijding
Peppol is een beveiligd netwerk waarop e-facturen kunnen uitgewisseld worden. Een dergelijk goed beveiligd en gecontroleerd netwerk vermindert risico’s op fraude en ongeautoriseerde toegang. Bedrijven kunnen immers alleen facturen versturen of ontvangen nadat ze zich geïdentificeerd hebben op het netwerk.
5. Wat in de aanloop naar 2026?
Mogen e-facturen en papieren facturen door elkaar gebruikt worden?
- tot en met 31 december 2025: e-facturen en papieren facturen mogen door elkaar gebruikt worden
- tot 31 december 2025 kan je al e-facturen gebruiken als je ontvanger dit uitdrukkelijk of stilzwijgend aanvaardt
- je kan je klant of leverancier niet verplichten om een e-factuur te gebruiken
- vanaf 01 januari 2026: e-facturatie is verplicht tussen alle bedrijven die onderworpen zijn aan de btw
- de voorwaarde dat je klant of leverancier het gebruik van e-facturen moet aanvaarden vervalt
- je moet verplicht een e-factuur verzenden
- je klant moet verplicht een e-factuur ontvangen
6. Algemene voorwaarden
Anders dan facturen die verplicht e-facturen moeten worden vanaf 1 januari 2026 wijzigt er niks wat betreft algemene voorwaarden en specifieke factuurvoorwaarden. Deze zijn niet verplicht maar wij raden ze vanuit Dfisc wel sterk aan; het belang ervan zal niet afnemen. Lees ook: Sta sterk in je schoenen met algemene voorwaarden
Kortom, e-facturatie zal zorgen voor een efficiënte en veilige facturatiestroom binnen je bedrijf. Met Dfisc ondersteunen we jou hierin en helpen we je samen Peppol-ready te maken. Juridische vragen rond deze aspecten voor onze jurist Saar? Mail naar office@dfisc.be.