Duurzaam ondernemen bij Dfisc – een podcast samengevat!


 

Deze blogpost is er eentje voor mensen die liever lezen dan luisteren. We geven een samenvatting van een podcast die Axudo maakte over duurzaam ondernemen bij Dfisc. Axudo heeft als missie bedrijven te inspireren om maatschappelijk verantwoord ondernemen op te nemen in hun DNA. En hoe inspireer je ondernemers beter dan door mensen aan het woord te laten die – bewust of onbewust – met duurzaamheid bezig zijn? Steven Decorte is een van hen. Hij is het type ondernemer die vanuit zijn waardenset onderneemt, en vaak onbewust met duurzaamheid bezig is. Lees mee hoe duurzaam ondernemen bij Dfisc verloopt!

Een boekhoudkantoor en duurzaamheid: geen match? Toch wel!

Duurzaam ondernemen en de 3 p’s

Jocelijn Geurts van Axudo benadert duurzaam ondernemen vanuit de 3 p’s: people, planet & profit. Dat houdt in dat je bij alle beslissingen in je bedrijf niet alleen winst (profit) als beslissingsfactor neemt, maar ook het sociale (people) en de planeet mee in de balans neemt. Een duurzaam ondernemer zoekt naar een evenwicht tussen het sociale, het milieu en de welvaart van zijn bedrijf.

Steven Decorte, bestuurder van Dfisc, onderneemt vanuit zijn waardenset. Bij beslissingen vanuit het management worden bij Dfisc deze drie factoren meegenomen.

(On)bewust duurzaam ondernemen?

Een hart voor cijfers én mensen

Op het LinkedIn-profiel van Steven lees je dat hij een hart heeft voor cijfers en mensen. Die ‘en’ – niet of – maakt Jocelijn nieuwsgierig naar hoe Steven omgaat met mensen, en of hij ook duurzaam omgaat met zijn medewerkers.

Steven vindt de twee belangrijkste assets in het kantoor de klanten en de medewerkers. Neem die twee weg en het kantoor zakt als een kaartenhuisje in elkaar. Dus moeten we met die twee drivers goed proberen om te gaan, zegt hij.

Steven is fier op zijn team. De manier waarop het team is omgegaan met de coronacrisis en het verplichte thuiswerken is daar een mooi voorbeeld van. Op zo’n cruciaal punt is het opvallend hoe iedereen zich snel heeft aangepast om volledig digitaal te werken. De medewerkers krijgen ook veel vrijheid om zichzelf te organiseren en zelf zaken in handen te nemen.

Iedere verandering wordt door de groep gedragen

Als er veranderingen komen, zoals een nieuwe procedure of nieuwe software, deelt het management van Dfisc meestal zijn visie daarrond, maar daarom nog niet direct de uitkomst. Er wordt sterk geluisterd naar de mensen die een direct klantencontact hebben en die de dagelijkse taken moeten uitvoeren.

Dfisc kent een heel vlakke structuur, waarin er eigenlijk maar drie rollen zijn:

  • administratieve, ondersteunende functies;
  • dossierbeheerders;
  • management.

Bij veranderingsprojecten komt er steeds een gemengde projectgroep waarin deze drie rollen vertegenwoordigd zijn en die rond één item werkt. Zo laat het management de ideeën van onderuit groeien. Dat geeft mooie resultaten.

Door de medewerkers bij het proces te betrekken zorg je ervoor dat beslissingen gedragen zijn door iedereen. Je hoeft daarna geen zaken meer terug te draaien omdat je de mensen niet mee hebt. Duurzaamheid staat voor een langetermijnvisie en dat blijkt uit deze aanpak.

Bedenkingen

  1. Gaat het trager als je je medewerkers betrekt bij beslissingen?
    Steven vindt van niet. Misschien loopt de opstart iets trager, doordat er meer reflectie is in het begin, maar dit proces zorgt toch voor veel vernieuwing. Ook als je – zoals Dfisc – best wel veeleisend en vooruitstrevend bent, zet je op die manier stappen vooruit.
  2. Als je wil groeien, vergeet je misschien je waarden?
    Ook dat is niet het geval bij Dfisc, zegt Steven. Groei is namelijk geen focus in het kantoor. Dfisc wil op een toffe manier ondernemen en vooruitgaan, maar groei is het gevolg van alle andere handelingen. Het kantoor heeft geen expliciete groeiambities en streefcijfers, maar het hele team is zich er wel van bewust dat de stappen die ze telkens nemen voor groei zorgen. Als de interne doelstellingen goed zitten, komt die groei vanzelf.

Groei is geen kille doelstelling, maar een positief neveneffect van wat we doen.

Klanten als tweede pijler in de factor people

Hoe benadert Dfisc zijn klanten? Bij een boekhouder gaat het niet om een doorsnee klant-leverancierverhaal. Er komt bv. ook een deontologische code bij kijken. Hoe gaat het kantoor daarmee om?

Steven licht toe dat dit in de loop van de jaren geëvolueerd is binnen het kantoor. Vandaag focust Dfisc heel sterk op vier specifieke klantensegmenten: non-profit, bouw, freelance-consultants en vrije beroepen.

Het is een bewuste keuze om rond die vier klantengroepen te werken en een diepere klantenrelatie aan te gaan dan in een klassiek boekhoudkantoor. Door die focus kan Dfisc ook op een heel efficiënte manier met klanten samenwerken.

Zo is er een juriste in het team die een kei is in de problematiek van schijnzelfstandigheid. Zij kan freelancers uitstekend adviseren op dit vlak. En voor een onderneming in de bouwsector zal de dossierbeheerder bij het afsluiten van de balans niet enkel kijken naar het fiscale aspect, maar ook eens extra de afdekking rond beroepsaansprakelijkheid of het gezinsvermogen checken …

Daarnaast wil Dfisc ook duidelijk een match vinden met de klant. Het gebeurt dat een klant geweigerd wordt als het kantoor geen meerwaarde kan bieden of er geen goede match is. Ook als Steven vindt dat de klant er nog niet klaar voor is om zelfstandig te worden, zal hij eerst de nodige feedback en aandachtspunten meegeven zodat de klant waardevol kan starten.

Ofwel keert die persoon later meer voorbereid terug om te starten als een sterkere ondernemer, ofwel gaat hij naar een ander kantoor. Maar voor Steven is die begeleiding, zelfs voor de start, belangrijker dan iemand in een avontuur te storten waarvoor hij niet klaar is.

Vertrouwen leidt tot duurzame klantenrelaties

Met proactief advies en door ook negatieve feedback of twijfels te delen bouw je vertrouwen op, en dat leidt tot een duurzame relatie met de klant.

Voor Steven is de belangrijkste basis van samenwerken vertrouwen. Met transparantie en vertrouwen kan je op een duurzame manier samen meerwaarde boeken in een dossier. Als dat wederzijdse vertrouwen er niet is, gebeurt het weleens dat Dfisc een klantenrelatie opzegt, weliswaar op een ethisch en zakelijk correcte manier.

Ook in de omgang met leveranciers, bijvoorbeeld in de samenwerking met freelancers of externe bedrijven voor marketing, sociale media, IT … moet er vertrouwen en een duurzame relatie zijn. Die leverancier moet ook goed kunnen leven en werken, dus in een onderhandeling gaat Dfisc niet tot op het bot. Dat keert zich toch tegen je, zegt Steven.

Planet

In 2019 is het kantoor van Dfisc verbouwd en is de ruimte – voor een tiental medewerkers – verdubbeld. Ook op dit vlak wordt vaak down to earth gehandeld vanuit buikgevoel en worden er geen al te grote plannen uitgetekend.

Steven:

‘Ik noem het gezond boerenverstand’

Bij de verbouwing koos Dfisc bijvoorbeeld voor lichtsensoren. Zo wordt er geen energie verspild en gaat het licht automatisch aan en uit in ruimtes die niet actief gebruikt worden. Dat bespaart kosten en frustraties.

kantoor Dfisc - duurzaam ingericht

Een tweede voorbeeld: in het vroegere kantoor werd het in de zomer heel snel warm. Bij een verbouwing ligt airco dan voor de hand. Die optie heeft Dfisc overwogen, maar aan de kant geschoven. Airco is een energieverslinder die tot enorme temperatuurschommelingen kan leiden tussen binnen en buiten, waardoor mensen gauw ziek worden. Bovendien is het vaak voor de ene persoon te koud en voor de andere te warm.

De oplossing lag in reflecterende gordijnen en een actief ventilatiesysteem, dat de ruimtes ververst en ‘s nachts actief verse koude lucht binnentrekt. Heel eenvoudige, maar efficiënte en duurzame technieken.

War on talent

Duurzaamheid betekent o.a. je ‘gezond boerenverstand’ gebruiken, maar toch ziet Jocelijn vaak het tegendeel. Terug naar het aspect people: het is vandaag soms moeilijk om nieuwe mensen te vinden in een bedrijf. Duurzaamheid kan daar voor een deel in helpen. Wat is er nodig om andere ondernemers te inspireren om hiermee aan de slag te gaan?

Volgens Steven kan je je niet altijd wegstoppen achter gezond boerenverstand. Je moet ook opletten dat duurzaamheid geen loos marketingtrucje wordt.

Het is ook voor Dfisc een uitdaging om nieuwe teamleden te vinden. Steven koestert wat hij heeft en gaat duurzaam om met zijn medewerkers. Iedereen die aan boord zit, moet zich goed voelen in zijn vel. Dat is niet alleen duurzaam, maar ook een ethische kwestie.

Een medewerker zal bijvoorbeeld lang niet alles krijgen wat hij of zij vraagt, maar het management van Dfisc zal wel meedenken: ‘Waarom vraagt die persoon dat nu?’ En dan kan een oplossing uitgewerkt worden.

duurzaam ondernemen bij Dfisc; work life balance moet juist zitten

Duurzaamheid kan in alle sectoren toegepast worden en dat zou ook moeten. Vraagt een jongere generatie er meer naar? Volgens Steven wel. De work-life balance moet kloppen. De machocultuur om zoveel mogelijk uren te kloppen gaat eruit. Ook dicht bij je werk wonen is een factor die meespeelt voor Dfisc. Qua werkgebied is de horizon heel Vlaanderen, maar het kantoor is lokaal voor het personeel. Zo komen bijvoorbeeld veel medewerkers met de fiets naar het werk.

Die duurzame waarden en aanpak wil Dfisc ook uitdragen in zijn vacatures op de website jobs.dfisc.be.

Moet duurzaamheid benoemd worden?

Duurzaamheid is soms de ‘elephant in the room’

Vaak wordt er niet expliciet over duurzaamheid gesproken binnen ondernemingen. Volgens Steven moet het er zijn, ook in kleine, dagelijkse handelingen, maar wordt de boodschap soms nog te weinig gebracht. De kaart van duurzaamheid wordt niet voldoende getrokken. Als je naar websites surft als sollicitant, is het overal goed om te werken. Maar het aspect duurzaamheid kan nog meer naar voren gebracht worden; als onderneming kan je daarmee het verschil maken.

Door duurzaamheid te benoemen kan je ook de juiste klanten aantrekken. De non-profit zal zich daar bijvoorbeeld toe aangetrokken voelen.

In eerste instantie moeten de fundamenten er zijn, in de dagelijkse handelingen. Dan pas kan je de troefkaart van duurzaamheid trekken. Soms gebeurt helaas de omgekeerde beweging, nl. greenwashing, waarbij bedrijven zich duurzamer voordoen dan ze bezig zijn. Dat leidt vaak tot een aversie bij mensen.

TIP voor ALLE ondernemers: durf te gaan voor laaghangend fruit. Je kan niet alle battles tegelijk voeren. Door beperkte resources moet je vaak keuzes maken. Ook al is een idee of doel nog niet geïmplementeerd, er kan wel al een basis voor zijn.

Een klein voorbeeld bij Dfisc: in het kantoor werd jaarlijks heel veel enkelzijdig bedrukt papier weggegooid. Sinds een paar jaar staat er nu een ‘kladprinter’. Om tussentijds werk in klad te bekijken, wordt nu de andere zijde bedrukt.

Jocelijn sluit af met nog enkele laagdrempelige tips, die ook te vinden zijn in een whitepaper op de Axudo-website. Duurzaamheid hoeft niet groots te zijn, maar je moet er gewoon aan beginnen. Die mindset hoopt ze te creëren bij ondernemers, onder andere met deze podcast als inspiratie.

Meer info over maatschappelijk verantwoord ondernemen kan je verkrijgen via Axudo, of Steven kan je ook in contact brengen met Jocelijn Geurts.