Waarom moet je kosten bewijzen met een factuur?
Iedere maand of kwartaal verzamel je facturen van gemaakte kosten voor je btw-aangifte. Het is belangrijk dat die facturen een gemaakte beroepskost vertegenwoordigen. Minstens even belangrijk is het feit dat je de kost bewijst met een factuur en niet met een (bestel)bon. Maar waarom juist?
Kosten bewijzen
Het eerste wat je moet bewijzen is dat je de kosten werkelijk gemaakt hebt, m.a.w. dat je een bepaald bedrag hebt uitgegeven.
Daarnaast moet je de link aantonen tussen de gemaakte kost en je beroepsactiviteit. Het komt erop neer dat je de kost hebt gemaakt om belastbare beroepsinkomsten te verkrijgen of te behouden.
Je gebruikt daarvoor het best een geschreven of gedrukt document. Idealiter verzamel je een aankoopbewijs en betalingsbewijs bijeen.
De btw-reglementering bepaalt dat de meeste beroepskosten bewezen moeten worden aan de hand van documenten als facturen, ontvangstbewijzen … Daarbij geldt eveneens dat de facturen op regelmatige wijze worden opgemaakt. Vage, niet gedetailleerde omschrijvingen zoals “werkschoenen voor … euro”, “brandstoffen getankt tijdens het … trimester” of “kantoorbenodigdheden voor … euro” voldoen niet.
Factuur en btw
Als btw-plichtige moet je enkele verplichtingen nakomen voor je boekhouding. Datgene wat je inschrijft op de periodieke btw-aangifte moet ook gestaafd zijn door een verantwoordingsstuk. Dat stuk móet een factuur zijn (met de noodzakelijke vermeldingen, zoals bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres, ondernemingsnummer …) en het percentage en bedrag van de btw.
In je boekhouding zal er ook altijd een betaald bedrag tegenover staan. Dfisc boekt een factuur in en via je financieel overzicht wordt er een betaling geregistreerd en aan de factuur gekoppeld.
Belangrijk: de aftrekbare btw kan je aflezen van een factuur, niet van een bestelbon.
Geen bestelbon
Voor je periodieke btw-aangifte kan je dus enkel facturen inbrengen.
Typische voorbeelden van bewijsstukken die niet geldig zijn:
- een bestelbon, bv. een mailbevestiging van je bestelling bij een webwinkel
- betalingsherinneringen
- aanmaningen
We verwijzen hiervoor naar een stukje uit het wetboek van de inkomstenbelasting. Artikel 49 WIB 1992 vermeldt als aftrekbare beroepskosten die kosten die je als belastingplichtige in het belastbare tijdperk hebt gedaan of gedragen om de belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden. Je moet de echtheid en het bedrag van die kosten verantwoorden met bewijsstukken of andere bewijsmiddelen die door het gemeen recht zijn toegelaten. Het gaat om kosten die je in het belastbare tijdperk werkelijk hebt betaald of gedragen, of die het karakter van zekere en vaststaande schulden of verliezen hebben verkregen en ook als zodanig zijn geboekt.
Een bestelbon kan dat karakter niet hebben. Je kan bijvoorbeeld wel een aantal zaken besteld hebben, maar ze nog niet ontvangen of betaald hebben. Of het is niet bewezen dat de bestelling iets te maken heeft met je beroepsactiviteit.
De meerwaarde van een factuur
Een kijk vanuit de btw
Om btw te recupereren heb je een factuur nodig. Die moet alle verplichte vermeldingen bevatten: factuurdatum, je btw-nummer, factuurnummer, btw-tarief …
Bedenk wel: een factuur kan perfect in orde zijn voor de btw en eerst ingebracht worden, maar niet aanvaard worden als aftrekbare kost voor de belastingen! Dat kan bijvoorbeeld zo zijn wanneer je een privéuitgave als beroepskost claimt. Logisch gevolg is hier dan wel: als een factuur niet wordt aanvaard als aftrekbare kost voor de belastingen, dan is de BTW ook niet aftrekbaar.
En vanuit de belastingen
Kijken we nu even met de ogen van de belastingcontroleur. Om een beroepskost te bewijzen voor de belastingen heb je strikt genomen geen factuur nodig. Je moet enkel aantonen dat de kost gemaakt is in functie van je beroep. Dat is de hoofdzaak.
Het is natuurlijk altijd eenvoudiger om dat te doen aan de hand van een document, en dan liefst een factuur. Als je een factuur kan voorleggen op naam van je onderneming, heb je een sterker bewijs. Zo vermijd je verwarring tussen privégebruik en beroepsactiviteit. Daar ziet de belastingcontrole namelijk streng op toe.
Dfisc biedt dé oplossing
Met de olinetool Dfisc Daily beheer je efficiënt de administratie voor je boekhouding, wanneer het jou past. Verkoopfacturen opmaken, aankoopfacturen en btw-bonnetjes uploaden, administratieve attesten downloaden, betalingen doen … Met het gebruiksvriendelijke dashboard navigeer je vlot overal doorheen. Dfisc verwerkt je documenten regelmatig in je boekhouding, zodat je altijd een accuraat beeld hebt van de stand van zaken.
Nog geen gebruiker, of wens je eerst meer uitleg over het digitaal bijhouden van je facturen? Contacteer Dfisc via office@dfisc.be of tel 050 39 25 23, of spreek rechtstreeks je dossierbeheerder aan.