Opruimwoede: hoe lang moet ik documenten bewaren?
We werken meer en meer digitaal, maar toch zijn er nog steeds documenten die je moet bewaren. Gebruikers van Dfisc Daily hebben hier een voordeel: alle documenten die worden opgeladen in onze onlinetool blijven bewaard! Thuis heb je wellicht ook nog diverse mappen met facturen, aktes, andere officiële documenten … Gooi ze niet té snel weg. Op alles staat wel een bewaartermijn, maar hoe lang moet je je documenten bewaren? We leggen het hier uit.
Documenten i.v.m. boekhouding
In deze blogpost geven we vooral een overzicht van de documenten waarmee wij bij Dfisc in aanraking komen of die wij voor jou moeten verwerken. Het zijn de bewaringstermijnen die door de boekhoudwetgeving voorgeschreven worden; het is dus geen totaaloverzicht (deze bepalingen zijn van toepassing vanaf aanslagjaar 2023 – BS 30.11.2022).
- Loonfiches en pensioen: je maandelijkse loonfiches hoef je niet te bewaren tot aan je pensioen. Maximum tien jaar is voldoende. Je jaarlijkse loonfiches kan je wel het best bewaren tot aan je pensioen.
- Wettelijke boeken (centraal boek, hulpdagboeken en inventarisboek): tien jaar bewaren vanaf 1 januari van het jaar dat op de afsluiting volgt.
- Verantwoordingsstukken (o.a. facturen, creditnota’s, bankuittreksels, voorraadlijsten): 10 jaar bewaren vanaf 1 januari van het jaar dat op de afsluiting volgt.
- Voor stukken die niet nodig zijn voor het bewijs tegenover derden (o.a. interne documenten) houd je rekening met drie jaar.
Levenslang te bewaren
Diploma’s, je medisch dossier, geboorteakte, notariële aktes, huwelijkscontract, schenkingsakte, testament … houd je levenslang bij.
Bewaring bij Dfisc
Bij Dfisc bewaren we voor onze klanten de fiscale aangiftes met alle bijbehorende bijlages/bewijsstukken per aanslagjaar (sowieso de hele periode dat je klant bent bij ons). Dat is handig voor als er een controle aangekondigd wordt of als we een opzoeking moeten doen in een voorgaand jaar.
Voordeel van Dfisc Daily
Als gebruiker van Dfisc Daily vraag je je misschien af: ‘Wat met mijn papieren facturen als ik die allemaal digitaal aanlever via het onlineplatform? Spreekt dat de bewaringstermijn van tien jaar tegen?’
Werken met een digitaal archief via een boekhoudsysteem kent hier zeker zijn voordeel.
Een antwoord van de FOD Financiën
De FOD Financiën gaf het volgende antwoord aan de ontwikkelaars van Dfisc Daily:
Als tijdens en na de digitalisering aan de voorwaarden van authenticiteit (van de herkomst), integriteit (van de inhoud) en leesbaarheid van de factuur wordt voldaan, bestaat er op zich geen bezwaar tegen de vernietiging van de papieren versie van een document zodra de digitale kopie of scan ervan is geüpload naar een boekhoudsysteem én een duurzaam archief voor de volledige wettelijke bewaartermijn van het document.
Wat betekent dit praktisch voor jou?
Als gebruiker van ons platform doe je een beroep op een technologie die zorgt voor de bewaring van gedigitaliseerde facturen. Deze technologie dient de identiteit van de leverancier te waarborgen (de authenticiteit van herkomst) en te garanderen dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen ondergaat (de integriteit van de inhoud).
Het digitale archief van Dfisc Daily voldoet aan deze voorwaarden. De facturen worden in de cloud bewaard gedurende een periode van zeven jaar, de termijn van de fiscale bewaringsplicht.
In feite hoef je de papieren documenten dus niet te bewaren. Zorg wel dat je ze zeker eerst digitaliseert voor je ze weggooit! Stippel een passende archiveringspolitiek uit volgens je bedrijfsuitoefening.
Vragen?
Twijfel je of je een bepaald document wel of niet moet bewaren? Contacteer gerust je dossierbeheerder. Die zal je uitleggen wat je het beste doet. Bel ons op 050 39 25 23 of mail naar office@dfisc.be.