Opruimwoede? Hoe lang moet ik documenten bewaren?


 

Gebruikers van Dfisc Daily hebben hier een klein voordeel: alle documenten opgeladen in de onlinetool, blijven bewaard! Heb je toch diverse mappen thuis met facturen, aktes, allerhande documenten, gooi dan niet té snel alles weg. Op alles staat wel een bewaartermijn, maar hoe lang moet je je documenten bewaren?

Documenten in onze branche

We willen via deze blog vooral een overzicht geven van de documenten waarmee wij in aanraking komen of die wij voor jou moeten verwerken. Het is dus geen totaaloverzicht.

  • Loonfiches en pensioen: je maandelijkse loonfiches hoef je niet te bewaren tot aan je pensioen. Max. 10 jaar is voldoende. De jaarlijkse loonfiche kan je best wel bewaren tot aan je pensioen.
  • Fiscale documenten
    • Belastingsaangifte: bewaren! tot het einde van het 7 de jaar volgend op de belastbare periode. Er kan namelijk een controle aangekondigd worden voor je personenbelasting, vennootschapsbelasting of btw.
    • Bewijssstukken bij deze aangifte: ook de jaarlijkse loonfiches, attesten, facturen moeten hier bewaard blijven
  • Facturen: een factuur heb je als bewijs dat je iets hebt betaald of als bewijs dat je nog geld moet van iemand.  Als het document verjaard is, heeft het wel geen bewijskracht meer maar je gooit het nog niet direct weg. Rekening houdende met de fiscale bewaringsplicht van 7 jaar, raden wij aan om dat te volgen.

Levenslange bewaring

Diploma’s, medisch dossier, geboorteakte, notariële aktes, huwelijkscontract, schenkingsakte, testament, …

Bewaring bij Dfisc

Voor onze klanten bewaren wij de fiscale aangiftes met alle bijhorende bijlages/bewijsstukken en dit per aanslagjaar (kortom: sowieso de hele periode dat je klant bent bij ons). Dat is handig voor als er een controle aangekondigd wordt of als wij een opzoeking moeten doen in een voorgaand jaar.

Voordeel bij Dfisc Daily

Als gebruiker van Dfisc Daily stel je je dan misschien de vraag, wat met mijn papieren facturen als ik deze allemaal digitaal aanlever via het platform? Spreekt dat dan de bewaring van 10 jaar tegen?

Werken met een digitaal archief via een boekhoudsysteem kent hier dan zeker zijn voordeel.

Een antwoord van FOD Financiën

Een antwoord van FOD Financiën tav de ontwikkelaars van Dfisc Daily luidt als volgt: “Als tijdens en na de digitalisering aan de voorwaarden van authenticiteit (van de herkomst), integriteit (van de inhoud), alsmede leesbaarheid van de factuur wordt voldaan, bestaat er op zich geen bezwaar tegen de vernietiging van de papieren versie van een document zodra de digitale kopie of scan ervan is geüpload naar een boekhoudsysteem én een duurzaam archief voor de volledige wettelijke bewaartermijn van het document.”

Praktisch voor jou

Als ondernemer en als gebruiker van ons platform doe je dus een beroep op een technologie die zorgt voor de bewaring van gedigitaliseerde facturen.

Deze technologie dient echter de identiteit van de leverancier te waarborgen (de authenticiteit van herkomst) en te garanderen dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen ondergaat (de integriteit van de inhoud).

Het Digitaal Archief van Dfisc Daily is zulk een technologie die zorgt dat aan de opgelegde voorwaarden worden voldaan. De facturen worden bewaard in de cloud voor een periode van 7 jaar (fiscale bewaringsplicht).

Dus in feite moeten de papieren documenten niet bewaard worden. Let wel, ZEKER eerst digitaliseren !!

Vragen?

Bij twijfel over een bepaald document, contacteer zeker je dossierbeheerder. Hij of zij maakt er geen probleem van om je uit het leggen wat je best doet. Durf ons welgekende nummer te bellen: 050 39 25 23 of mail naar office@dfisc.be.