Een goede offerte opmaken, hoe doe je dat?
Een offerte opmaken is de eerste stap om tot een overeenkomst met je klant te komen. Het is dan ook belangrijk om er de nodige aandacht aan te besteden. Niet alleen inhoudelijk, maar ook vormelijk. Beschouw een goede offerte als je visitekaartje voor de klant. Met een concrete, heldere inhoud en een verzorgde vorm maak je een grotere kans om een opdracht binnen te halen. Lees verder voor een reeks praktische tips om een goede offerte op te maken.
Een offerte wordt pas bindend na aanvaarding
Juridisch gezien is een offerte een vrijblijvend document. In een offerte doe je een formeel aanbod aan je potentiële opdrachtgever. Zolang die het aanbod niet aanvaardt, hangen daar nog geen consequenties of verplichtingen aan vast. Pas wanneer de klant je aanbod aanvaardt, heb je een bindende overeenkomst. Die aanvaarding kan schriftelijk gebeuren door ondertekening van de offerte of een contract dat daarop volgt, maar ook mondeling. De aanvaarding kan zelfs uit gedrag worden afgeleid, als je aan de uitvoering begint met goedvinden van de klant.
Zodra de klant je offerte heeft geaccepteerd en bevestigd, is het document juridisch bindend geworden. Je bent dan ook verplicht om de afspraken die erin vermeld staan na te komen. Het is daarom belangrijk je offertes zorgvuldig op te stellen en correct na te (doen) leven.
Maak een goede eerste indruk
Met een offerte maak je een eerste indruk bij je klant, toch zeker bij nieuwe prospects. Zorg dus dat die eerste indruk een goede is. Besteed de nodige aandacht aan een correcte en verzorgde opmaak van je offerte.
- Pas je taalgebruik aan de klant aan
Een notaris of een groot verzekeringskantoor zal je doorgaans formeler benaderen dan een jonge start-up. Weet tot wie je je richt en kies de juiste stijl in de aanspreking en de toon van je document.
- Maak de offerte netjes en verzorgd op
Met een slordige lay-out, typfouten en taalfouten maak je bij de meeste prospects een slechte indruk. En daarmee verklein je ook de kans om de opdracht binnen te halen. Veel potentiële klanten vragen namelijk meerdere offertes op bij verschillende partijen om ze met elkaar te vergelijken. Een verzorgde offerte die prettig leest, springt er op een positieve manier uit. Beschouw je offerte dan ook als een soort visitekaartje of sollicitatiebrief.
Zijn correcte taal en mooie vormgeving helemaal niet je ding? Laat je dan helpen door iemand die hier wel in thuis is. Een kleine moeite om je kansen op een opdracht te vergroten.
Een offerte hoef je niet noodzakelijk op papier af te drukken en met de post te versturen. Je kan ze ook prima digitaal opmaken en via e-mail versturen.
Wat moet er in je offerte staan?
Over de inhoud van een offerte zijn er geen wettelijke verplichtingen. Je bent dus eigenlijk vrij om een offerte op te stellen zoals je dat zelf wil. Zorg wel dat je in elk geval de volgende elementen opneemt:
- Je bedrijfsgegevens
- De gegevens van de klant
- De datum
- Het offertenummer (vooral belangrijk voor je eigen administratie)
- Een samenvatting van de werkzaamheden
- Je uurloon of totaalprijs
- Eventueel bijkomende kosten (bv. huur van materiaal, reiskosten …)
- Prijs inclusief of exclusief btw, en bij btw het toepasselijke btw-tarief
- De geldigheidsduur van de offerte
- Een verwijzing naar je algemene voorwaarden, als je die hebt
Tips
- Hoe concreter je offerte is, hoe kleiner het risico op discussies of wanbetaling achteraf. Maak er dus werk van om je offerte helder en overzichtelijk op te stellen.
- Zodra de klant je offerte aanvaardt, heb je een bindende overeenkomst. Kijk je offerte dan ook goed na voor je ze verstuurt, om er zeker van te zijn dat alle essentiële informatie er correct instaat.
- Gebruik gepaste software om je offertes op te maken, te versturen en eventueel te laten goedkeuren. Met de Dfisc Facturatie tool kan je erg makkelijk offertes opstellen.
Wat kan je meesturen naast de offerte?
Begeleidende tekst
Een offerte is een zakelijk document. Houd het dus beknopt en overzichtelijk: een oplijsting van je werk, prijzen, materiaal … Zo ziet de opdrachtgever in één oogopslag wat je aanbod inhoudt.
Wil je daarnaast nog extra info meegeven, bijvoorbeeld over je werkwijze, mogelijke varianten afhankelijk van concrete omstandigheden enzovoort, dan doe je dat beter apart. Schrijf die info in een begeleidende brief of mail, of in een apart document als het om een langere uitleg gaat.
Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn geen wettelijke verplichting, maar iedereen die een product of dienst levert, doet er toch verstandig aan ze op te stellen. In je algemene voorwaarden ga je in op de rechten en plichten van de klant en van jouw onderneming. Hiermee vermijd je financiële risico’s en maak je het zakendoen gemakkelijker.
Heb je algemene voorwaarden voor jouw onderneming, stuur ze dan zeker mee als je er in je offerte naar verwijst.
Heb je er nog geen? Onze blogpost over algemene voorwaarden helpt je op weg.
Hulp nodig bij het opmaken van een offerte?
Heb je nood aan advies bij het opmaken van een goede offerte? Geef Dfisc gerust een seintje op office@dfisc.be of 050 39 25 23. We helpen je graag!