Sta sterk in je schoenen met algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn niet het meest sexy onderwerp voor een ondernemer. De kleine lettertjes op een factuur of bestelbon: de meesten weten wel dat het nuttig en wellicht ook nodig is, maar velen lopen er met een grote boog omheen. ‘Mijn onderneming is daar te klein voor’, ‘ik werk op basis van vertrouwen’, ‘ik heb nog nooit echt problemen gehad met een klant …’ Toch loont het de moeite om tijd en energie te steken in het opstellen van goed onderbouwde algemene voorwaarden. Je kan er een hoop problemen mee vermijden en als ondernemer sta je tegenover je klanten veel sterker in je schoenen met duidelijke afspraken die je vooraf meedeelt.
Wat zijn algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden zijn kort gezegd de ‘kleine lettertjes’ die je leest in bv. een contract, bestelbon of offertebevestiging. Juridisch gezien leggen ze de rechten en plichten vast die gelden tussen contractpartijen.
Eigenlijk heb je heel veel vrijheid om je “eigen” voorwaarden op te stellen. Je kan er alle bepalingen in opnemen die voor je onderneming belangrijk zijn, rekening houdend met je sector of branche.
Zijn ze verplicht?
Wettelijk gezien ben je niet verplicht om algemene voorwaarden te hebben. In de praktijk is het wel sterk aan te raden. Als handelaar sta je zo namelijk veel sterker, bijvoorbeeld bij een conflict met een klant of een discussie over wanbetaling. Zonder algemene voorwaarden is in zo’n geval de normale wetgeving van toepassing. Je kan dan voor de rechtbank de wettelijke interest vragen, maar niet meer dan dat. Heb je in je algemene voorwaarden een hogere interest bepaald, dan kan je die ook afdwingen. Uiteraard mag je hier niet in overdrijven, maar je kan je algemene voorwaarden zeker in je voordeel opmaken.
Hoe kunnen algemene voorwaarden het verschil maken?
Algemene voorwaarden spelen een rol in allerlei mogelijke conflictsituaties. Bij discussies heb je een document waarin zwart op wit de afspraken staan waaraan je klant zich moet houden.
Je kan er allerlei praktische aspecten in opnemen, zoals:
- een bevoegdheidsbeding, dat bepaalt welke rechtbank bevoegd is bij geschillen
- bepalingen over interesten en schadebeding
- het recht om nog te leveren prestaties op te schorten of goederen in bezit te houden bij wanbetaling van de klant
- bepalingen die je indekken tegen vertragingen in levering of prijsaanpassingen
- leveringstermijnen
- klachtentermijnen
- …
Bovendien kan je bepalen dat jouw algemene voorwaarden primeren boven die van de klant. Als jij en je klant bv. verschillende voorwaarden hebben rond de betalingstermijn, kan je hiermee afdwingen dat jouw betalingstermijn wordt gerespecteerd.
Wat is het verschil met factuurvoorwaarden?
Factuurvoorwaarden leggen alleen de bepalingen vast rond je facturatie en de betaling door de klant, bv. wat bij wanbetaling, interest, schadebeding, de termijn om protest te uiten … Ze kunnen deel uitmaken van je algemene voorwaarden, maar het geheel van je voorwaarden omvat het best nog meer dan dat. Als je een goed document met algemene voorwaarden hebt, hoef je je factuurvoorwaarden niet meer apart mee te delen aan je klant, want die zijn erin opgenomen.
Hoe deel je je algemene voorwaarden mee aan je klant?
Je doet dit het best zo snel mogelijk: voor of (ten laatste) tijdens het afsluiten van een overeenkomst. Deel je ze pas achteraf mee, dan heb je juridisch gezien eigenlijk geen been om op te staan bij problemen of discussies. Maak er dus een gewoonte van om je algemene voorwaarden meteen mee te sturen als je een ontwerp van samenwerkingsovereenkomst, een offerte of bestelbon aan je klant bezorgt.
- Je kan je algemene voorwaarden vermelden op facturen, offertes, bestelbonnen, contract(voorstellen) …
- Een vermelding op je website is een aanrader, maar volstaat niet. Ook in een mail naar je website verwijzen is niet voldoende; je stuurt de algemene voorwaarden beter mee als bijlage.
Moet de klant je voorwaarden bevestigen?
- Bij B2B wordt de andere partij geacht je algemene voorwaarden te aanvaarden als die er niet binnen een korte termijn op reageert.
- In een B2C-context moet de klant expliciet kennis nemen van de algemene voorwaarden en ze aanvaarden, bv. door ondertekening of via een mail ter bevestiging.
Copy-paste of zelf opstellen?
Heel wat ondernemers kopiëren de voorwaarden van een concurrent of een andere firma die ze online vinden. Dat is niet aan te raden. Veel beter is het om je voorwaarden specifiek af te stemmen op je eigen onderneming, sector en branche. Op die manier kun je ze ook echt in je voordeel formuleren zodat je sterk staat bij conflicten of discussies.
Bovendien is de wetgeving de laatste jaren nogal veel veranderd, bv. op het vlak van consumentenbescherming of invordering tussen ondernemingen.
Om te zorgen dat je algemene voorwaarden juridisch up to date zijn en aangepast aan je sector is het dus een meerwaarde om ze door een specialist ter zake te laten opstellen of minstens te laten nalezen. Dfisc kan je hierin bijstaan. Onze inhouse jurist kan je algemene voorwaarden voor je opmaken op maat van je onderneming, of ze grondig nakijken zodat ze werkbaar zijn in de praktijk.
De voordelen op een rijtje
Met goed omschreven, duidelijke voorwaarden positioneer je je sterk en professioneel tegenover je klanten. Je laat zien dat je de zaken au sérieux neemt, transparant werkt en duidelijke afspraken wil. Bovendien bescherm je je onderneming tegen misverstanden en discussies. En bij wanbetaling heb je een juridische basis voor een vlotte invordering.
Kortom, het loont de moeite om te investeren in het (laten) opmaken van algemene voorwaarden op maat van jouw onderneming en branche. Dat kan je heel wat kopzorgen en frustraties besparen. Je legt er de basis mee van een gezonde (financiële) toekomst voor je onderneming. Zo kan je met een gerust gemoed focussen op de kern van je werk.
Hulp nodig met je algemene voorwaarden?
Heb je hulp nodig bij het opstellen of laten nakijken van je algemene voorwaarden? Dfisc helpt je graag. Contacteer ons voor een afspraak en we maken er in overleg met jou werk van. Juridisch goed onderbouwd en praktisch gericht.