Als vzw kan je een beroep doen op vrijwilligers. Daarvoor moet je wel rekening houden met een aantal wettelijke verplichtingen. Je kan de vrijwilligers ook een onkostenvergoeding betalen. Als die onder een bepaald maximum blijft, is de vergoeding belastingvrij. Om goed te weten welke bewegingsruimte je als vzw hebt met vrijwilligerswerk, geven we een overzicht van de belangrijkste wettelijke bepalingen. Zo ga je op een correcte manier met je vrijwilligers om.
Wie kan vrijwilligerswerk doen bij een vzw?
- Iedereen vanaf 15 jaar
Er is geen leeftijdsgrens voor vrijwilligers in het kader van een jeugdbeweging of in schoolverband.
- Voorafgaande toestemming
Nodig voor werklozen of personen op SWT (brugpensioen), zieken met een invaliditeitsuitkering, ambtenaren, mensen met een leefloon en asielzoekers.
Wie niet?
Iemand die al in dienstverband of op zelfstandige basis voor een vzw werkt, kan niet tegelijk vrijwilligerswerk doen voor dezelfde vzw.
Verplichtingen voor de vzw
Als je als vzw met vrijwilligers werkt, moet je aan een aantal verplichtingen voldoen:
- Sluit een verzekering BA (burgerlijke aansprakelijkheid) af voor de vrijwilligers. Voor sommige vzw’s komt daar ook een verplichte arbeidsongevallenverzekering bij.
- Informeer de vrijwilligers over het juridische statuut en de sociale doelstelling van de vzw. Laat hen ook weten hoe ze verzekerd zijn, of de vzw hen een kostenvergoeding uitbetaalt en welke. Wijs de vrijwilligers op de discretieplicht en in sommige gevallen ook het beroepsgeheim.
- Houd een lijst bij van alle vrijwilligers die een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen.
- Voor de dagen waarop de vrijwilligers in de vzw werken, maak je een vrijwilligerscontract op.
- Schrijf de vrijwilligers in een vrijwilligersregister in en geef hen een exemplaar van het arbeidsreglement. De wetgeving over welzijn op het werk is ook op hen van toepassing.
Kostenvergoeding voor de vrijwilliger
Als vzw kan je ervoor kiezen je vrijwilligers een kostenvergoeding te betalen. Er zijn twee opties: een forfaitaire onkostenvergoeding of een reële kostenvergoeding.
Forfaitaire kostenvergoeding
Een forfaitaire kostenvergoeding geldt per dag dat de vrijwilliger actief is voor de vzw. Deze vergoeding dekt alle kosten die de vrijwilliger tijdens zijn werk voor de vzw maakt.
Het maximumbedrag voor 2023 is € 40,67 per dag en € 1.626,77 per jaar.
Dit maximale jaarbedrag geldt voor alle vzw’s samen waarin iemand actief is als vrijwilliger.
Verhoogde forfaitaire kostenvergoeding
Voor een aantal categorieën van vrijwilligers ligt het maximale jaarbedrag van de forfaitaire kostenvergoeding hoger, namelijk vrijwilligers:
- in de vaccinatiecentra en crisisvrijwilligers in de zorg – ook nog in 2022;
- in de sportsector: trainer, lesgever, coach, jeugdsportcoördinator, scheidsrechter, jurylid, steward, terreinverzorger-materiaalmeester, seingever bij sportwedstrijden;
- in de dag- en nachtopvang van hulpbehoevende personen;
- bij niet-dringend liggend ziekenvervoer (naar en van ziekenhuizen).
De maximale dagvergoeding voor 2023 is ook hier € 40,67 per dag.
De maximale jaarvergoeding is € 2.987,70 per jaar.
Deze verhoogde forfaitaire kostenvergoeding is niet van toepassing op mensen die een uitkering ontvangen (RVA, OCMW … ) in de sportsector.
Reële onkostenvergoeding
Bij een reële kostenvergoeding krijgt de vrijwilliger de werkelijke kost terug van aankopen die hij voor de vzw heeft gedaan, op vertoon van een kassabon of factuur.
Niet cumuleerbaar
De forfaitaire en de reële kostenvergoeding zijn niet cumuleerbaar. Wie kiest voor de forfaitaire vergoeding, kan dus geen reële kosten meer terugbetaald krijgen.
- De vrijwilliger moet één van beide systemen kiezen
- voor een volledig jaar;
- voor alle vzw’s waarin hij actief is gedurende dat jaar.
- Een vergoeding als vrijwilliger is ook niet combineerbaar met een vergoeding in het kader van verenigingswerk bij dezelfde vzw.
Kilometervergoeding
Een kostenvergoeding (zowel forfaitair als reëel) kan wel gecombineerd worden met een belastingvrije kilometervergoeding. Die geldt voor verplaatsingen van vrijwilligers in functie van hun activiteit bij de vzw. In combinatie met de forfaitaire kostenvergoeding is het totaal beperkt tot maximum 2000 km per jaar per vrijwilliger.
De vrijwilliger maakt een onkostennota op met de gedane ritten en het gebruikte vervoermiddel. Hier kan je een voorbeelddocument van een onkostennota kilometervergoeding downloaden.
In de boekhouding moet de vzw een gedetailleerde lijst van de verplaatsingen bijhouden.
Tarieven
Voor de periode 1 januari tot 30 juni 2021:
- Auto, motor of bromfiets: maximaal € 0,3542 per km (absoluut maximum 24.000 km*)
- Fiets: maximaal € 0,24 per km
- Openbaar vervoer: de kostprijs vermeld op het vervoerbewijs
- Te voet: geen kilometervergoeding
* Boven dit maximum moet je de reële kostprijs per km berekenen.
Belastingvrij binnen het maximum
De forfaitaire kostenvergoeding voor de vrijwilliger is belastingvrij, zolang ze onder het maximumbedrag per dag en per jaar blijft. Als een van die grenzen overschreden wordt, is de volledige vergoeding die de vrijwilliger gekregen heeft belastbaar.
Info of advies nodig over vrijwilligerswerk?
Op www.vrijwilligerswerk.be vind je alle info over het wettelijke kader voor vrijwilligerswerk.
Dfisc heeft een sterke expertise in het ondersteunen van vzw’s.
Heb je specifieke vragen of wil je advies op maat van jouw vzw? Spreek je dossierbeheerder bij Dfisc aan.
Ben je nog geen klant? Bel ons op 050 39 25 23, mail naar office@dfisc.be of maak een online afspraak. We begeleiden je graag.