Hoe kan je als consultant je voorwaarden opstellen?
Goede facturatievoorwaarden en algemene voorwaarden zijn belangrijk om duidelijke afspraken te maken met je klant. Dfisc is boekhouder van heel wat consultants en freelancers en organiseerde onlangs het webinar ‘Betaald worden als freelancer‘. Als juriste bij Dfisc vat ik hier nog eens samen hoe je als consultant je facturatie- en algemene voorwaarden kan opstellen.
Facturatie is een gevolg van een samenwerking
De basis van een goede samenwerking is een contract. In een ander blogartikel geef ik tips mee voor het opstellen van een freelance-overeenkomst. Lees het zeker even na.
Wanneer je je opdracht hebt uitgevoerd, kan je factureren. Ontdek hier hoe je als consultant of freelancer je voorwaarden kan opstellen.
Wat moet je op een factuur vermelden?
- Het woord ‘factuur’
- De factuurdatum en de vervaldatum
- Het volgnummer van de factuur
- Naam en adres van jouw bedrijf
- Je ondernemingsnummer / btw-nummer
- Naam, adres en btw-nummer van de klant
- Beschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Het bedrag zonder btw + btw-voet + totaalbedrag
- Het rekeningnummer waarop moet worden betaald
Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden worden ook weleens ‘de kleine lettertjes’ genoemd. Het is altijd een goed idee om ze op te stellen en te hebben.
Waarom?
- Algemene voorwaarden versterken je eigen contractuele positie.
- Ze verminderen het risico op conflicten.
- Ze bieden je de mogelijkheid om aan de klant bepaalde – vanuit jouw standpunt – voordelige contractuele bepalingen op te leggen.
Factuurvoorwaarden vs. algemene voorwaarden
Factuurvoorwaarden hebben enkel betrekking op je facturatie. Ze gaan over de vervaldatum, wat er kan gebeuren bij wanbetaling, over intresten, schadebeding en de bevoegde rechtbank. Ze kunnen dus wel een onderdeel zijn van de algemene voorwaarden.
De algemene voorwaarden zijn ruimer dan de factuurvoorwaarden.
Tegenstelbaarheid van de voorwaarden
Tegenstelbaarheid is de juridische mogelijkheid om een beroep te doen op jouw algemene voorwaarden. Die worden tegenstelbaar zodra je ze ter kennis geeft aan de klant en die ze ook aanvaardt. Dat gebeurt meestal bij de aanvaarding van de opdracht / ondertekening van de offerte.
Ga je dus een overeenkomst aan, dan is het van groot belang dat je je klant bij het begin op de hoogte stelt van je algemene voorwaarden. Haal ze niet pas tevoorschijn op het moment van de facturatie.
Factuurvoorwaarden kunnen in een B2B-omgeving wel pas meegedeeld worden op het moment van facturatie.
B2B vs. B2C
Een consument geniet een veel grotere bescherming dan een handelaar. De consument dient de algemene voorwaarden expliciet te aanvaarden na kennisname ervan.
Een handelaar wordt geacht de algemene voorwaarden te kennen en te aanvaarden. Een factuur aanvaarden betekent daarom ook de algemene voorwaarden aanvaarden.
Hoe vermijd je als consultant discussies?
Door je algemene voorwaarden duidelijk bekend te maken kan je heel wat discussies vermijden. Enkele tips:
- Laat je algemene voorwaarden ondertekenen door je klant.
- Maak ze in hun geheel over.
- Maak je voorwaarden meermaals bekend: bij de factuur, de bestelbon, de offerte …
- Staan je voorwaarden op de achterzijde van een document, verwijs er dan naar op de voorzijde.
Het spreekt voor zich dat je geen onrechtmatige clausules toevoegt.
Noot voor de doe-het-zelvers
Misschien denk je: ‘Ik kopieer snel even de algemene voorwaarden van een concurrent in mijn sector’ of ‘Ik stel mijn voorwaarden op met de hulp van Google’.
Houd er rekening mee dat dit niet zonder risico is. Algemene voorwaarden opstellen is op zich specialistenwerk. Eind 2020 komt er ook een nieuwe wetgeving waardoor de B2B-omgeving strikter geregeld zal worden.
Info of advies?
Ik ben Saar Verhulst. Als inhouse-juriste bij Dfisc geef ik juridisch advies. Bovenstaande tips zijn maar een basis voor het opstellen van algemene voorwaarden. Soms is maatwerk voor je eigen business aan de orde.
Heb je vragen of hulp nodig bij het opstellen van je facturatievoorwaarden en/of algemene voorwaarden, aarzel dan niet om Dfisc te contacteren.
Herbekijk hier het webinar ‘Betaald worden als freelancer’.