Hoe kan een consultant zijn voorwaarden opstellen?


 

Als juriste bij Dfisc, boekhouder van heel wat consultants en freelancers, wil ik in navolging van het webinar ‘Betaald worden als freelancer‘ even samenvatten hoe je als consultant je facturatie- en algemene voorwaarden kan regelen of opstellen.

Facturatie is een gevolg van een samenwerking

De basis van een goede samenwerking is een contract. In een ander blogartikel geef ik de tips mee voor het opstellen van een freelance-overeenkomst. Lees het zeker even na. En als je je opdracht hebt uitgevoerd, kan je factureren. Ontdek hier hoe je als consultant of freelancer je voorwaarden kan opstellen.

Wat moet er op een factuur vermeld worden?

  • het woord factuur
  • factuurdatum en vervaldatum
  • volgnummer van de factuur
  • naam en adres van jouw bedrijf
  • ondernemingsnummer / btw-nummer
  • naam, adres en btw-nummer klant
  • beschrijving van goederen / diensten
  • bedrag zonder btw + btw-voet + totaalbedrag
  • rekeningnummer waarop moet worden betaald

Algemene voorwaarden

Men spreekt soms ook van de “kleine lettertjes”. Dat is ALTIJD een goed idee om deze op te stellen en te hebben.

Reden?

  • om je eigen contractuele positie te versterken
  • om risico op conflicten te verkleinen
  • mogelijkheid om aan de klant bepaalde, vanuit jouw standpunt, voordelige contractuele bepalingen op te leggen

Factuur vs. algemene voorwaarden

Factuurvoorwaarden hebben enkel betrekking op je facturatie. Het gaat over de vervaldatum, wat er kan gebeuren bij wanbetaling, over intresten en schadebeding, de bevoegde rechtbank. Ze kunnen dus wel een onderdeel zijn van de algemene voorwaarden.

De algemene voorwaarden zijn dan ruimer dan de factuurvoorwaarden.

Tegenstelbaarheid van de voorwaarden

Tegenstelbaarheid is de juridische mogelijkheid om beroep te doen op jouw algemene voorwaarden.

Zij worden tegenstelbaar van zodra je ze ter kennis geeft aan de klant en dat deze ook aanvaard worden. Dat is dan meestal bij de aanvaarding van de opdracht / ondertekening offerte.

Ga je dus een overeenkomst aan, dan is het van groot belang dat je de algemene voorwaarden ter kennis brengt bij het begin en dat ze niet pas tevoorschijn komen op het moment van de facturatie.

Factuurvoorwaarden in een B2B-omgeving kunnen wel pas meegedeeld worden op het moment van facturatie.

B2B vs. B2C

Weet dat een consument een veel grotere bescherming geniet dan een handelaar. Een consument dient de algemene voorwaarden expliciet te aanvaarden na kennisname.

Een handelaar wordt geacht de algemene voorwaarden te kennen en te aanvaarden. Het aanvaarden van een factuur is ook aanvaarden van de algemene voorwaarden.

Hoe kan de consultant een discussie vermijden?

Tips bij het bekendmaken van je algemene voorwaarden:

  • laat ze tekenen door je klant
  • maak de voorwaarden in zijn geheel over
  • doe het ook meermaals (bij factuur, bestelbon, offerte, …)
  • en staan ze op de achterzijde, verwijs er dan naar op de voorzijde

het spreekt voor zich dat je geen onrechtmatige clausules toevoegt

Noot voor de doe-het-zelvers

Misschien denk je “ik kopieer snel even de algemene voorwaarden van een concurrent in mijn sector”. Of “ik stel mijn voorwaarden op met de hulp van dr. Google”.

Houd er rekening mee dat het niet zonder risico is; dat is op zich wel specialistenwerk. Eind 2020 komt er ook een nieuwe wetgeving; waarbij de B2B ook strikter zal geregeld worden.

Ik ben Saar Verhulst en ben o.a.inhouse-juriste bij Dfisc en geef juridisch advies. Bovenstaande tips zijn uiteraard maar een basis omtrent de algemene voorwaarden, er is soms maatwerk voor je eigen business aan de orde.

Heb je vragen of hulp nodig bij het opstellen van je facturatie-en/of algemene voorwaarden, aarzel niet om Dfisc te contacteren.

Herbekijk het webinar