Een vzw met verbeelding – op bezoek bij Ballie
Ballie is de kleutermascotte die als rode draad door de activiteiten loopt georganiseerd door Little Ball Village. Een vzw of non-profit organisatie met een grote verbeelding waar Dfisc instaat voor de boekhouding, de fiscaliteit en juridische ondersteuning. Met deze blog willen we de focus leggen op de vzw, één van onze specifieke sectoren die we willen uitlichten. Wat is de rol van de dossierbeheerder? Welke noden kunnen Ann en Ann-Isabel, onze vzw-specialistes, invullen? Met welke software werkt deze vzw? De waarom, hoe en wat lees je hier verder.
Waarom bezoeken wij een vzw?
Een bezoek zoals deze, is anders dan anders. Het was niet zozeer om een balans toe te lichten of een afspraak om advies te verlenen. Nee, wij willen vanuit Dfisc de focus leggen op onze doelgroepen waaronder de vzw’s. Dat willen wij doen op meerdere manieren maar één ervan is een fotoreportage die de betrokkenheid van klant en medewerkers in beeld brengt. De opdracht van de freelance fotografe Studio Flits & Flash bestond erin om beeldmateriaal te verzamelen zodat we kunnen afstappen van stockbeelden en dat we meer de echtheid en het familiaal karakter kunnen weergeven.
Een dossierbeheerder bij Dfisc staat altijd in nauw contact met de klant, weliswaar meestal per e-mail, telefonisch of via teams.
Wij vinden het belangrijk om voeling te hebben met de vzw waarvoor wij werken. De boekhouding van een vzw is al een speciale materie, dus we treden graag eens binnen in de verbeelding van de vrijwilligers, van de medewerkers die soms stil achter de schermen werken. Vandaar ons bezoek bij Little Ball Village in Desselgem, met speciale dank voor de ontvangst, de rondleiding en het ter beschikking stellen van de locatie.
Wat is Little Ball Village vzw?
Little Star Village vzw is een non-profit organisatie die zich richt op kinderen van 3 tot 6 jaar. Hun activiteiten hebben tot doel om kleuters de sleutels te geven tot een gezond en gelukkig leven. Kleuters hebben een doordachte aanpak nodig in de cruciale jaren van 3 tot 6 jaar. De kleinste verschillen in het begin van hun bestaan kunnen grote consequenties hebben voor de rest van het leven.
Zij organiseren kleuterkampen en kleutersport in heel Vlaanderen; ondertussen al op 80 locaties. Elke activiteit start vanuit een verhaal dat de aanzet is om een kleuter via een imaginaire wereld in beweging te krijgen. De opbouw van deze fantasiewereld is gebaseerd op de kleutermascotte Ballie die als rode draad door hun activiteiten loopt.
Zij zijn heel klein gestart, heel plaatselijk en merkten al snel dat de vraag groot was en dat de plaatsen snel volzet waren. Dus de uitbreiding kwam er geleidelijk aan, telkens onder leiding van een bachelor kleuteronderwijs, coördinatoren die fungeren als lokaal aanspreekpunt enz.
Wat zijn de noden van deze vzw?
Het bestuur van de vzw en wijzelf hebben eerst de koppen samen gestoken om te zien wat er allemaal aan instroom is qua facturen en met welke soort documenten zij in aanraking komen. Zo hebben wij samen naar een oplossing gezocht om de administratie (denk maar aan alle vrijwilligersvergoedingen, attesten verenigingswerk…) zo efficiënt mogelijk te kunnen verwerken in de boekhouding.
In deze VZW was het duidelijk dat de volumes van documenten snel zouden oplopen. Hierdoor was het belangrijk om te analysen wat er zoveel als mogelijk kon worden geautomatiseerd, welke pakketten aan elkaar dienen gekoppeld te worden,…
Uiteraard is dit een oefening die niet éénmalig gebeurd, maar regelmatig wordt herhaald volgens de nieuwe stromen en noden. Zo hebben we recent al onze klanten geconnecteerd met Peppol.
Hoe begeleidt Dfisc de vzw?
Voor de begeleiding van een vzw hebben wij twee specialistes in huis, nl. Ann en Ann-Isabel; zij kennen de materie van een vzw van boven naar onder en van links naar rechts. Een VZW heeft veel specifieke materies, die een klassieke onderneming niet heeft bv. vrijwilligersvergoeding, patrimoniumtaks, andere structuur van jaarrekening, specifieke btw issues,…
Gelet op de vele facturen, grote financiële verwerking e.d. wordt de boekhouding frequent (lees: maandelijks) bijgewerkt en opgevolgd.
Ook komen zij aankloppen voor juridisch advies bv. voor het opstellen (of nalezen op correctheid) van een samenwerkingsovereenkomst met een andere partij die ook kampen organiseert en waar de vzw de nodige ondersteuning biedt of expertise voor inzet. Wij werken daarvoor samen met onze inhouse-juriste Saar.
Hoe werken we samen met Little Ball Village?
De vzw heeft een digitale mindset. Ze dienen uiteraard te werken met een eigen boekingssoftware; maar ook hun verkoopfacturen worden digitaal opgemaakt; stromen door naar ons en kunnen wij als XML-bestand inlezen.
De vzw werkt ook volledig digitaal met onze software, daarmee bedoelen wij dat ze werken met Dfisc Daily. Zij laden hun facturen op in het portaal en Dfisc verwerkt deze. Alle facturen worden dan geboekt; het financieel wordt bijgewerkt aan de hand van coda’s, … Daarna kunnen wij een perfecte rapportage afleveren en heeft de klant eigenlijk maandelijks zicht op zijn cijfers in het online platform.
Voor verbeelding en sfeer 10 op 10
Als je als lezer van deze blog de kampjes van Little Ball Village kent, dan zal je ook weten dat het altijd feest is als Ballie komt. Enkele medewerkers mochten dat dus aan de lijve ondervinden. Na een heuse fotoshoot, rondleiding en uitleg, was het thema “even ontspannen met Ballie” zeker welkom.
